先说结论
先准备一批经过确认、有人负责更新、适合试点岗位使用的资料。资料规模可以逐步扩大，来源、版本与使用范围要在开始时说清楚。
先确定谁用、解决什么问题
选择一个使用岗位和一类问题，例如销售查产品参数、人事查制度，或内勤查操作流程。整理员工经常询问的真实问题，并为每个问题找到应当参考的文件。
试点问题应同时包含常见问题、跨文件问题和目前没有资料的问题，用来检查系统是否会在依据不足时明确提示。
准备四类资料
| 资料类型 | 建议内容 | 需要核对 |
|---|---|---|
| 产品与服务 | 介绍、参数、适用范围、服务说明 | 现行版本与可公开范围 |
| 制度与流程 | 操作步骤、审批规则、职责说明 | 生效日期与负责部门 |
| 常见问答 | 客户与员工经常遇到的问题 | 回答依据及例外情况 |
| 岗位经验 | 培训材料、操作示例、问题记录 | 适用条件与审核人 |
为每份文件补齐基本信息
建议记录文件名称、资料负责人、版本或生效日期、适用岗位、访问范围，以及原始文件位置。对于同一主题的多个版本，先确定现行版本，并给历史版本加上清楚的说明。
扫描件和图片中的文字需要检查识别结果。表格则需要解释字段、单位与统计口径，避免只导入数值而丢失业务含义。
明确权限与更新方式
哪些资料可以在团队共享，哪些只能由特定岗位访问，需要在工具选型前确认。资料存放位置、模型调用方式、备份安排和删除流程，应结合所选产品的实际版本核对。
为每个重要主题指定维护人。当产品参数、制度或操作流程变化时，由维护人更新资料，并抽查相关问题的回答。
用真实问题验收
检查回答是否找到正确文件、引用是否准确、旧版本是否被误用，以及资料不足时是否能保留待确认项。记录错误及对应来源，修正资料或配置后再次核对。
星序的知识库服务围绕资料盘点、配置入库、问答试用与员工培训开展，具体资料规模和交付范围在试点方案中确认。